Phần 4 cũng là phần cuối trong bài viết tổng hợp 46 thủ thuật hay nhất dành cho dân kế toán này
34) Sao chép dữ liệu từ trang web
Trang web thường chứa một số thông tin mà có thể thực hiện việc phân tích trong Excel. Với Web Query, bạn có thể lấy những thông tin từ trang web dưới dạng như là một table, hay nhiều table đưa vào văn bản trong Excel và bạn sẽ có được những thông tin được cập nhật mới nhất từ trang web một cách dễ dàng. Để có thể sử dụng chức năng này bạn vẫn chọn và copy nội dung từ trang web và paste vào Excel như bình thường. Khi paste nội dung vào trong Excel, một nút Paste Option sẽ xuất hiện. Bạn bấm vào nút này và chọn chức năng Create Refreshable Web Query để tạo một query đến trang web để lấy dữ liệu.35) Import dữ liệu bằng Web Query
Khi bạn muốn Import nội dung từ trong trang web nào đó và bạn muốn những dữ liệu đó phải được cập nhật từ trang web đã lấy và phải được cập nhật khi nội dung thay đổi. Trên menu Data, bạn chọn mục Import External Data/ New Web Query. Khi hộp thoại xuất hiện, bạn nhập địa chỉ trang web mà bạn muốn lấy dữ liệu vào mục Address rồi bấm nút Go. Nếu bạn đang duyệt trang web đó trong trình duyệt Internet Explorer (IE) thì bạn bấm vào nút Edit with Microsoft Excel trên toolbar của IE. Tiếp theo bạn bấm vào những nút mũi tên màu vàng bên trái phía trên của trang web để chọn vùng dữ liệu cần import trong trang, vùng nào được chọn thì vùng dữ liệu đó sẽ được đổi màu nền. Nếu những nút mũi tên màu vàng không xuất hiện thì bạn bấm vào nút Show Icons nằm trên toolbar của cửa sổ.Nếu bạn muốn lưu lại Query này để có thể sử dụng cho những Wordsheet khác thì bạn bấm vào nút Save Query để lưu lại. Để thiết lập những thông số cho kiểu định dạng của dữ liệu khi Import thì bấm vào nút Option và chọn những kiểu định dạng mà bạn muốn áp dụng cho dữ liệu trong hộp thoại xuất hiện. Cuối cùng bạn bấm nút Import, hộp thoại Import Data xuất hiện bạn chọn mục Exist Worksheet nếu bạn muốn Import vào trong Worksheet hiện hành và nếu bạn muốn Import vào một Worksheet mới thì chọn mục New Worksheet rồi nhấn nút OK.
36) Chọn lại thông tin cho Web Query
Khi Import một nội dung từ trang web vào Excelvà bạn muốn chỉnh sửa lại nội dung Web Query (nội dung của dữ liệu được Import ) để Import lại, bạn bấm vào nút Edit Query từ toolbar External Data. Nếu toolbar này không xuất hiện thì bạn bấm chuột phải lên toolbar của Excel rồi chọn mục External Data.37) Cập nhật lại dữ liệu đã Import từ web
Để cập nhật lại dữ liệu đã được Import bạn bấm chọn vào vùng dữ liệu đã được Import cần cập nhật lại sau đó bấm vào nút Refresh Data trên toolbar External Data.38) Xuất dữ liệu ra trang web
Excel cho phép bạn xuất dữ liệu thành trang web với hai dạng :1/ Xuất dưới dạng không tương tác lẫn nhau: Dạng này sẽ cho ra trang web thông thường. Cách làm như sau : mở Workbook muốn xuất ra web, chọn menu File/ Save As chọn mục Web page trong danh sách Save as Type rồi nhấn nút Save.
2/ Dạng có tương tác: Khi Excel lưu trang web dưới dạng này, trang web được lưu sẽ không thể mở ra được trong Excel để hiểu chỉnh lại trang web. Muốn hiệu chỉnh, bạn phải mở chính tập tin Workbook dùng để xuất ra trang web để chỉnh sửa rồi xuất ra lại nội dung mới cho trang web. Để xuất ra dạng này sau khi mở Workbook cần xuất ra web, bạn chọn menu File/ Save as Web Page, bấm nút Publish trong hộp thoại xuất hiện. Khi hộp thoại xuất hiện, chọn từng mục tương ứng cần xuất thành web là từng sheet, một số cell nào đó hay toàn bộ workbook bên trong danh sách Choose dưới mục Item to publish và nhập tên đường dẫn với tên tập tin trang web cần lưu vào mục File name. Nếu bạn muốn xuất lại nội dung trang web sau khi chỉnh sửa để cập nhật lại trang web đã xuất ra trước kia thì chọn mục Previously published items rồi chọn worksheet hoặc từng mục mà bạn muốn xuất lại để cập nhật cho trang web. Cuối cùng nhấn nút Finish để tiến hành xuất thành trang web và kết thúc công việc.
Để tự động cập nhật trang web mỗi khi lưu lại những thông tin được thay d?i t? Workbook đã xuất ra nó thì khi hộp thoại Publish xuất hiện bạn đánh dấu chọn mục AutoRepublish every time this workbook is saved.
39) Tạo hyperlink đến một tập tin mới
Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh mà bạn muốn nó là một hyperlink rồi chọn mục hyperlink trong menu phụ xuất hiện. Dưới mục Link to... phía bên trái của hộp thoại xuất hiện, bạn bấm nút Create New Document. Nhập tên của tập tin cần tạo mới vào mục Name of new document, có thể nhập luôn cả đường dẫn để lưu tập tin vào mục này, nếu không thì bấm nút Change để chọn đường dẫn thư mục. Bên dưới mục When to Edit bạn chọn mục Edit the new document later nếu muốn nhập nội dung cho tập tin này vào lúc khác và bạn chọn mục Edit the new document now nếu muốn nhập nội dung cho tập tin ngay sau khi bạn nhấn OK để đóng hộp thoại (tập tin mới chính là một tập tin được lưu dưới dạng html do Excel tạo ra).40) Tạo hyperlink đến một tập tin đã có sẵn hoặc đến một trang web khác
Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo thành một hyperlink, chọn mục hyperlink từ menu phụ. Bấm nút Existing file or Web Page. Bắt đầu từ đây, nếu bạn muốn liên kết đến một tập tin nằm trong một thư mục nào đó thì bấm vào nút Current Folder rồi chọn tập tin cần liên kết đến. Nếu bạn muốn liên kết đến một trang web nào đó thì bấm vào nút Browser Page rồi chọn một trong những địa chỉ web có trong danh sách hoặc nhập vào ô Address bên dưới. Hoặc nếu bạn muốn liên kết đến một tập tin mà bạn đã sử dụng nó gần đây nhất thì bấm vào nút Recent Files.41) Tạo hyperlink đến vị trí bookmark của một trang web
Khi muốn liên kết của bạn dẫn đến đến ngay một vị trí nào đó trong một trang web khác thì bạn bấm chuột phải vào cell hoặc hình mà bạn muốn tạo liên kết, chọn mục hyperlink từ menu xuất hiện. Khi hộp thoại Insert hyperlink mở ra, bạn bấm vào nút Existing file or Web Page rồi chọn trang web cần liên kết đến rồi bấm nút bookmark, khi hộp thoại xuất hiện bạn bấm đúp chuột vào bookmark muốn liên kết đến.42) Tạo liên kết đến một địa chỉ e-mail
Muốn trong Workbook của bạn có một liên kết đến một địa chỉ e-mail, khi người dùng bấm vào liên kết thì chương trình e-mail sẽ tự động tạo cho bạn một message mới với địa chỉ đã được điền sẵn trong dòng To của message. Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo hyperlink rồi chọn mục hyperlink từ menu phụ xuất hiện. Trong hộp thoại Insert hyperlink, bạn bấm nút e-mail Address bên dưới mục Link to. Bạn nhập địa chỉ e-mail mà bạn muốn gửi đi vào mục e-mail address, và nhập tiêu đề cho e-mail vào mục Subject rồi nhấn OK.43) Thay đổi địa chỉ liên kết cho hyperlink
Bấm chuột phải vào hyperlink cần thay đổi rồi từ đó thay đổi lại địa chỉ liên kết đến trong hộp thoại và nhấn OK để chấp nhận thay đổi.44) Thay đổi kiểu format cho hyperlink
Khi muốn thay đổi kiểu hiển thị cho hyperlink thì bấm chọn menu Format/Style, chọn mục hyperlink hoặc Followed hyperlink trong danh sách Style Name rồi bấm nút Modify. Khi thay đổi thì tất cả các hyperlink trong Workbook sẽ thay đổi theo.45) Chèn một đoạn workbook khác vào workbook hiện hành
Khi bạn muốn trong workbook của bạn có một đoạn là một nội dung của một workbook khác và đoạn nội dung này sẽ được thay đổi khi workbook nguồn của nó thay đổi. Để liên kết bạn làm như sau : Mở workbook nguồn chứa nội dung cần lấy, sau đó chọn vùng dữ liệu rồi nhấn nút Copy. Mở workbook muốn chèn nội dung này vào, chọn vị trí cần chèn sau đó chọn menu Edit/ Paste Special rồi bấm chọn Paste Link. Nếu dữ liệu nguồn nằm trong workbook ở trên Internet hay trên một máy nào khác, bạn có thể gõ địa chỉ chính xác của vùng dữ liệu đó vào trong cell, nơi mà bạn muốn chèn nội dung vào. Bạn chèn địa chỉ vào bằng cách gõ dấu bằng đầu tiên và tiếp theo sau là địa chỉ trỏ đến vị trí vùng dữ liệu cần lấy ra46) Chọn một cell có chứa hyperlink
Trong một cell có chứa hyperlink, nếu bạn bấm chuột vào để chọn thì Excel sẽ hiểu là bạn đã bấm vào hyperlink. Vì vậy, để chọn một cell có chứa hyperlink, bạn phải bấm chuột vào cell đó rồi chờ cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng rồi mới nhả chuột ra.Hi vọng với những thủ thuật trên đây sẽ giúp cho các bạn thực hiện thao tác và xử lý nhanh hơn khi sử dụng kế toán Excel
Đọc thêm : Các phím tắt thường sử dụng nhất trong Word hiện nay của kế toán
Đăng nhận xét